Flash revela aumento em pedidos de reembolso com violações de políticas. Saiba o que evitar na prestação de contas corporativas: prejuízos podem ser significativos.
Uma pesquisa revela que o valor médio dos custos corporativos dos funcionários foi de R$ 121,61 por despesa, em média R$ 2 mil por mês, no primeiro semestre. Contudo, ao requerer o reembolso dos montantes, diversos indivíduos acabaram sofrendo prejuízos: observou-se um crescimento de 78% na quantidade de solicitações com infrações às diretrizes de reembolso das organizações.
Além disso, é essencial que as empresas estejam atentas às demandas de restituição, compensação ou indenização para garantir a transparência e a equidade nos processos financeiros internos. levantamento
Levantamento revela aumento no volume de pedidos de reembolso
Em termos financeiros, isso implica em R$ 400 mensais em recursos não restituíveis por colaborador. Caso as falhas persistam mensalmente, ao término de um ano, o prejuízo pode atingir a marca de R$ 4.800. O estudo foi conduzido pela Flash, ferramenta de controle de horas trabalhadas, comparando informações do primeiro semestre de 2024 com o ano anterior, com base em três milhões de despesas lançadas por funcionários de empresas de diversos tamanhos.
As infrações mais comuns incluem: despesas atrasadas em relação ao prazo estabelecido pela empresa para prestação de contas (54,57%); valores que ultrapassam o estipulado pela política interna da empresa (18,89%); possibilidade de duplicação do pedido de ressarcimento (16,40%); e falta de comprovante de despesa (4,90%).
Muitas vezes, o profissional guarda as notas fiscais e acaba se esquecendo delas. Se a política de prazos da empresa for rígida, a restituição pode ser negada. Mesmo em organizações com diretrizes mais flexíveis, isso pode gerar complicações para o setor financeiro devido a custos adicionais.
A ausência de comprovantes também pode representar um problema significativo se a documentação não estiver disponível para verificação. Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de gestão de despesas da Flash, destaca que os problemas na prestação de contas podem ter impactos diretos e adversos.
O atraso no reembolso pode acarretar prejuízos financeiros, uma vez que o funcionário pode precisar arcar com os gastos do próprio bolso. Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e membro do CORHALE – Comitê de Apoio Legislativo de Recursos Humanos – órgão consultivo da ABRH-SP, ressalta que toda empresa que estabelece uma política de reembolso deve disponibilizar as normas de forma oficial, como por meio de seu site.
O texto deve abordar as consequências da não conformidade com as regras, que podem variar desde uma advertência até a não restituição dos itens que o empregado sabia que não poderia consumir e mesmo assim incluiu no formulário de reembolso. ‘As políticas proíbem o reembolso de bebidas alcoólicas, cigarros, assinaturas de filmes pornográficos, etc. Nesse cenário, quem efetuou o gasto assume os valores não permitidos. Portanto, a pessoa deve cumprir o que está estabelecido na política da empresa. Em caso de reincidência, pode até resultar em seu desligamento’, esclarece.
Quanto aos valores passíveis de serem gastos, o advogado e membro do CORHALE explica que na política de reembolso esses limites podem ser determinados por uma pesquisa de mercado ou mesmo pela Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional. Caterina, da Flash, acrescenta que no caso de despesas realizadas com o cartão corporativo, se o montante ultrapassar o limite estabelecido pela política interna, algumas empresas podem solicitar o reembolso do valor excedente ou até mesmo descontá-lo na folha de pagamento.
No entanto, existem outras situações envolvendo despesas que são mais sérias e consideradas fraudes, conforme destaca o executivo da plataforma: Despesas falsas – apresentar recibos ou faturas para despesas que nunca ocorreram.
Fonte: @ Valor Invest Globo
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